Il problema
Ho poche persone per rispondere al telefono e in alcuni casi la risposta richiede tempo e monopolizza chi risponde. Se aggiungo operatori aumento i costi ed ho la certezza che si gireranno i pollici fuori dai momenti di picco.
I momenti di picco sono occasionali e completamente imprevedibili ma, quando ci sono, perdo vendite se nessuno risponde. Ho pensato di annunciare la posizione in coda come si faceva una volta ma rischio di spazientire i miei probabili clienti e, di nuovo, perdere vendite.
La soluzione
Un agente vocale AI viene integrato nel flusso telefonico tramite HASH. L’agente vocale parla col potenziale cliente e mette a disposione degli operatori tutte le informazioni necessarie per richiamarlo.
Come funziona
Arriva una chiamata e il sistema telefonico verifica se ci sono operatori disponibili. Se non ce ne sono inoltra la chiamata all’agente vocale AI che dialoga con il potenziale cliente.
L’agente vocale riassume i dati raccolti, prende nota del nome + numero di telefono e trascrive il tutto in un database comune: lo stesso database al quale attingeranno gli operatori quando torneranno ad essere liberi.
Il risultato
Ora nessun cliente starà più in attesa. Parlerà subito con un agente vocale che conosce bene i prodotti dell’azienda. L’agente raccoglie e registra le richieste, facendone una sintesi comprensibile e lasciandola a disposizione in una specie di coda che verrà evasa dagli operatori.
Appena si libera un operatore, questo potrà prontamente analizzare le richieste e gestire i richiami secondo la priorità e l’argomento trattato.