Un guasto alla connessione, un blackout o l’impossibilità di utilizzare temporaneamente una sede possono interrompere la telefonia aziendale se non è stato previsto un percorso alternativo.
La continuità delle chiamate dipende dall’architettura del centralino, dalla rete e dalle regole configurate in anticipo.
Quali problemi prevedere
Gli scenari più comuni sono:
- blackout nella sede;
- guasto del collegamento Internet;
- indisponibilità del router o della rete locale;
- impossibilità di accedere fisicamente agli uffici;
- guasto del centralino;
- indisponibilità di una singola sede.
Per ciascuno scenario è utile stabilire in anticipo dove devono essere instradate le chiamate.
Perché i cellulari personali non bastano
I cellulari possono essere una soluzione di emergenza, ma non sostituiscono automaticamente il numero aziendale e le regole del centralino.
Senza una configurazione preparata in precedenza possono verificarsi:
- chiamate al numero principale non gestite;
- difficoltà nel capire chi deve rispondere;
- uso di numeri personali;
- perdita di log e informazioni sul flusso delle chiamate;
- impossibilità di trasferire facilmente la chiamata al reparto corretto.
Un piano di continuità dovrebbe quindi utilizzare i cellulari come possibili destinazioni del centralino, non come sistema separato improvvisato.
Blackout in ufficio
Se il centralino è in cloud, un blackout nella sede non spegne il sistema centrale. I telefoni locali e la rete dell’ufficio possono però diventare indisponibili.
Le chiamate possono essere instradate verso:
- smartphone con app, se dispongono di rete mobile;
- numeri cellulari;
- altra sede;
- segreteria;
- gruppo di emergenza.
Con un centralino on-premise, per mantenere il servizio durante un blackout servono alimentazione protetta e una strategia di backup adeguata.
Guasto della connessione Internet
Se la sede utilizza telefoni VoIP, un guasto della connessione impedisce ai dispositivi locali di raggiungere il centralino.
Le contromisure possibili includono:
- seconda connessione Internet;
- failover su rete 4G/5G;
- deviazione automatica verso cellulari;
- risposta da altra sede;
- app mobili che utilizzano la rete cellulare.
Il comportamento deve essere testato prima che si verifichi il guasto.
Sede non accessibile
Se il personale deve lavorare da casa o da un’altra sede, gli utenti possono utilizzare softphone, app o telefoni IP configurati per l’accesso remoto.
Un sistema centralizzato permette di mantenere:
- numeri aziendali;
- interni;
- trasferimenti;
- gruppi di chiamata;
- rubriche;
- eventuali code.
Più sedi
In un’organizzazione multisede, una sede disponibile può rispondere temporaneamente anche per un’altra.
È quindi utile predisporre regole che permettano di deviare traffico tra filiali senza modificare ogni volta i numeri pubblicati ai clienti.
Continuità del centralino
Il fatto che un centralino sia in cloud non garantisce da solo la continuità completa del servizio.
Occorre valutare anche:
- ridondanza del provider;
- backup delle configurazioni;
- disponibilità del trunk SIP;
- connettività delle sedi;
- alimentazione dei dispositivi locali;
- procedure di emergenza.
Piano pratico di emergenza
Una configurazione minima può prevedere:
- identificazione dei numeri aziendali critici;
- elenco dei destinatari alternativi;
- regole di deviazione per blackout o guasto rete;
- una connessione di backup dove necessaria;
- credenziali e dispositivi per il lavoro remoto;
- contatti tecnici e procedure di escalation;
- test periodici.
Voice@work
Voice@work può configurare deviazioni, follow-me, gruppi alternativi e regole di instradamento su centralini cloud o personalizzati.
Quando la continuità è importante, la configurazione viene valutata insieme alla connettività e all’infrastruttura della sede, perché il centralino è solo una parte del percorso della chiamata.