Un piccolo ufficio non ha bisogno di un centralino complesso, ma può trarre vantaggio da alcune funzioni tipiche dei sistemi aziendali: trasferimento delle chiamate, gruppi di risposta, orari, segreteria e uso del numero aziendale anche fuori sede.
Un centralino VoIP permette di partire con pochi interni e aggiungerne altri senza cambiare l’intera infrastruttura.
Che cos’è un centralino VoIP
VoIP significa Voice over IP: la voce viene trasportata attraverso una rete IP anziché tramite una linea telefonica tradizionale.
Il centralino può essere:
- in cloud, ospitato su infrastruttura esterna;
- on-premise, installato su un sistema presente in azienda.
Il cloud riduce la necessità di gestire server e manutenzione interna. L’installazione in sede può invece essere adatta quando esistono esigenze specifiche di controllo o integrazione locale.
PBX, PABX e DECT
PBX è il termine generale per un centralino telefonico privato. PABX è una denominazione storica per i centralini automatici.
DECT non è un centralino: è uno standard utilizzato per telefoni cordless. Può essere integrato con un sistema VoIP quando gli utenti devono muoversi all’interno di uffici, magazzini o negozi.
Funzioni utili in un piccolo ufficio
Per tre, cinque o dieci utenti possono essere sufficienti:
- numero principale aziendale;
- interni personali o di reparto;
- trasferimento delle chiamate;
- gruppo di squillo;
- orari di apertura;
- segreteria;
- rubrica condivisa;
- app per smartphone o softphone;
- eventuale IVR;
- log delle chiamate.
Code, registrazioni, statistiche avanzate e integrazioni CRM possono essere aggiunte solo se realmente utili.
Smart working e mobilità
Un utente può utilizzare il proprio interno anche su PC o smartphone. Questo permette di ricevere le chiamate aziendali da casa o fuori sede senza pubblicare il numero personale.
Per chi lavora principalmente in ufficio, un telefono IP può rimanere più pratico. Una configurazione mista è spesso sufficiente.
Cosa serve
Connessione Internet
La rete deve avere qualità e stabilità adeguate al traffico voce. Non è indispensabile una tecnologia specifica, ma è importante verificare banda disponibile, latenza, stabilità e gestione della rete locale.
Per attività che dipendono molto dal telefono può essere utile prevedere una connessione di backup.
Trunk SIP
Il trunk SIP collega il centralino alla rete telefonica pubblica e consente di effettuare e ricevere chiamate sui numeri aziendali.
Dispositivi
Si possono utilizzare:
- telefoni IP;
- cordless DECT;
- softphone su PC;
- applicazioni per smartphone;
- adattatori per alcuni telefoni analogici esistenti.
Cloud o centralino in sede
Per molte piccole aziende il cloud semplifica gestione e aggiornamenti, ma non è l’unica possibilità.
Una soluzione on-premise può avere senso se:
- esiste già un’infrastruttura adeguata;
- sono richieste integrazioni locali particolari;
- l’azienda vuole gestire direttamente il server;
- esistono vincoli tecnici specifici.
Quanto costa
Il costo dipende da:
- numero di utenti;
- numero di chiamate contemporanee;
- telefoni necessari;
- traffico telefonico;
- funzioni richieste;
- assistenza;
- eventuali integrazioni.
Per un piccolo ufficio conviene evitare sia sistemi sovradimensionati sia offerte troppo limitate che non consentono di aggiungere funzioni in seguito.
Come scegliere
Prima di decidere è utile rispondere a poche domande:
- Quante persone devono usare il centralino?
- Quante chiamate vengono gestite contemporaneamente?
- Chi lavora fuori sede?
- Servono telefoni fissi, cordless o app?
- È necessario mantenere i numeri esistenti?
- Servono integrazioni con CRM o gestionali?
- Quanto è importante l’assistenza tecnica?
Voice@work per piccoli uffici
Voice@work propone sia centralini standard sia configurazioni personalizzabili.
Per un piccolo ufficio l’obiettivo è normalmente partire da una soluzione semplice, con le funzioni realmente necessarie, mantenendo la possibilità di aggiungere utenti o integrazioni se l’organizzazione cresce.