Un centralino telefonico con più interni permette a più persone, reparti o sedi di condividere le linee aziendali mantenendo un numero interno per ciascun utente o funzione.
È utile anche nelle aziende molto piccole: già con tre o quattro persone può semplificare il trasferimento delle chiamate, i gruppi di risposta e la gestione degli orari.
Che cos’è un interno telefonico
L’interno è un identificativo assegnato a un utente, un telefono o un reparto. Può essere associato a un telefono IP, a un cordless DECT, a un softphone su computer o a un’app sullo smartphone.
Il centralino decide come instradare le chiamate esterne e permette agli utenti di chiamarsi o trasferirsi le telefonate.
PBX, PABX e VoIP
PBX è il termine generale per un centralino telefonico privato. PABX indica storicamente un PBX con commutazione automatica; oggi i due termini sono spesso usati come sinonimi.
Un centralino VoIP utilizza la rete IP per collegare interni e linee telefoniche. Può essere installato in sede oppure ospitato in cloud.
La scelta tra cloud e on-premise dipende da infrastruttura, competenze disponibili, requisiti di continuità e livello di controllo desiderato.
Funzioni utili con più interni
Le funzioni più comuni sono:
- trasferimento di chiamata;
- gruppi di squillo;
- code di chiamata;
- IVR;
- orari di apertura e chiusura;
- segreteria;
- rubriche condivise;
- log e report;
- app e softphone;
- registrazione delle chiamate, quando prevista dalle policy aziendali;
- integrazione con CRM o gestionali.
Non tutte le aziende hanno bisogno di tutte queste funzioni. Una configurazione semplice è spesso preferibile quando il numero di utenti è ridotto.
Quanti interni servono
Il numero di interni non coincide necessariamente con il numero di linee esterne.
Un’azienda può avere, per esempio, dieci interni ma solo alcuni canali telefonici contemporanei. Il dimensionamento dipende quindi da:
- numero di utenti;
- volume di chiamate;
- reparti che devono rispondere contemporaneamente;
- picchi di traffico;
- necessità di chiamate in uscita parallele.
Telefoni e dispositivi
Gli interni possono essere usati da dispositivi diversi:
- telefoni IP per postazioni fisse;
- DECT per chi si muove nella sede;
- softphone su PC;
- applicazioni su smartphone;
- telefoni analogici tramite adattatori o gateway, quando ha senso mantenerli.
In molti casi si possono associare più dispositivi allo stesso utente.
Smart working e sedi remote
Con un centralino VoIP, un interno può essere utilizzato anche fuori dall’ufficio. Il dipendente continua a presentarsi con il numero aziendale e può ricevere o trasferire chiamate come gli utenti in sede.
Lo stesso principio permette di collegare più sedi a un unico sistema.
Quanto costa un centralino con più interni
Il costo dipende da diversi elementi:
- numero di utenti;
- numero di chiamate contemporanee;
- telefoni da acquistare o noleggiare;
- funzioni richieste;
- modalità cloud o on-premise;
- eventuali integrazioni;
- livello di assistenza.
Per questo è più utile partire dai requisiti reali che da un prezzo medio per interno.
Sicurezza e privacy
La configurazione deve prevedere credenziali robuste, aggiornamenti, controllo degli accessi e protezioni contro utilizzi anomali.
Se si utilizzano registrazioni, report nominativi o altre funzioni che coinvolgono dati personali, devono inoltre essere definite policy coerenti con la normativa applicabile e con le finalità aziendali.
Come scegliere
Prima della configurazione conviene definire:
- numero attuale e previsto di utenti;
- reparti e gruppi di risposta;
- volume di chiamate;
- eventuali sedi remote;
- necessità di app o softphone;
- integrazioni con CRM o altri software;
- requisiti di assistenza e continuità.
Voice@work
Voice@work realizza centralini aziendali sia con piattaforme standard sia con soluzioni Asterisk personalizzabili.
Per un impianto con più interni, l’obiettivo è utilizzare una configurazione standard quando è sufficiente e introdurre personalizzazioni solo quando servono per flussi, integrazioni o esigenze operative specifiche.